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友人の結婚式二次会の幹事を仰せつかりました。先日何とか会を終え任を解かれました。何気に結構しんどかったです。

40も間近になって他人の二次会の幹事をやらされることになるとは思ってもいませんでした。今まで二次会の幹事などやったこともないし、友達も少ないから二次会に出席した回数も少なく、わからないことだらけでした。

自分なりにやれるだけのことはやったつもりですが、お世辞にも成功したとは言えない状態になってしまった気がします。新郎新婦には申し訳ないことをしたと反省しきりです。

自分がこの先に他の人の二次会の幹事をやることがあるかはかなり微妙ですが、何がいけなかったのか分析してみたら誰かの役に立つかもしれないと思い、感じたことを率直に記しておこうと思います。

ちなみにあまり具体的なノウハウ等ではなく、極めて精神論的な話になりますので、この先はそのつもりでお読みください。

3ヶ月前には動き始めたい

幹事をやって欲しいという話があったのは二ヶ月ほど前でした。一般的にどうなのか知りませんが、結果から見ると動き始める時期が遅かったように思います。

新郎も新婦も幹事3人もみんな仕事を持っていて、職場もそれぞれ別々でした。すでにその頃には新郎と新婦は挙式や披露宴の打合せでほとんどの週末が潰れていて、結局打合せできたのは三回だけでした。そのうち全員が顔を合わせて打ち合せできたのは一回のみでした。これでは決まるものも決まりません。

それでも全体の流れとかはそれなりに決めてタスクの洗い出しもできていたつもりでした。でも、リスクの分析がまったくできていませんでした。当日も想定外のことが多発して右往左往するばかりでした。

みんなよくわからないまま動いてたので時間を掛けて考えたからと言って本当にリスクを洗い出せたのかは疑問ではありますが、個々に感じていた疑問点を集約するためにもあと1~2回は打合せが必要だったのではないかと思います。

特に式当日が近づくほど新郎新婦は忙しくなっていきますから、そういう意味でもあと一ヶ月は早く動き出すべきだったと思います。新郎新婦がトリガー引かないとどうにもならないことでもあるのですけれど。

新郎新婦に任せてはいけない

新郎も新婦もこだわりがあり、細かいところも色々と自分たちで決めていました。話を聞く限りよく考えているようだったので、彼らから頼まれたことだけやればいいのかな、という雰囲気ができてました。完全に幹事側が受け身だったわけです。

具体的なイメージを持っていて何を準備しなければいけないか考えていても、他の作業が忙しすぎたようで必要な準備をする時間も取れなかったようです。まさか二次会のお誘いのメールをしたのが当日の2週間前だなんて思いもしないし、式前日の夜に余興のための小道具をドンキホーテで買うことになるとは思いませんでした。

新郎新婦はあくまでゲストとして、もちろん希望は聞くとしても実作業は幹事が全部やるくらいの勢いで積極的に関わってあげないと回らないもんだということがわかりました。

リーダーを決める

通常は複数人で幹事をやると思うのですが、誰か一人リーダーを決めておくとよかったと思いました。

友人関係の中でやってるとあまり出しゃばるのも気が引けるし、普段の仕事の合間を縫ってやるものだから誰もがあまり積極的に関わりたくないものです。

私たちの場合に問題だったのは、タスクの洗い出しまではできても、役割分担を明確に決められなかったことでした。何となくあれはあの人がやるだろう、これは自分がやらなければ、という雰囲気を読んでその分はやるんですけれど、宙に浮いてしまったタスクがいくつかありました。

立ってるものは親でも使え

新郎新婦の親御様はご出席されなかったので親は使っていませんが。

二次会の幹事なんて人生の中で何度もやるものでもないし、所詮は素人のやることですから、いくら準備万端にしたつもりでも、たぶん想定外の事態は起こります。

私も、こりゃもうだめだと思ったので、途中からは腹をくくって、客として来ていた今までロクに話したこともない人にいろいろお願いして急場をしのぎました。突然仕事を振られた皆さんには大変申し訳なく思いましたが、みんなで会を作っていく勢いで進めないと立ち行かないものなんだと割り切ることにしました。

反省しなくてはいけないのは、早い段階から、困った時には助けてね、と根回ししておく必要があったのだろう、ということです。具体的なタスクがないとなかなか言いだし難いものですが、客で来てるはずなのに突然あれやれこれやれと指図されたら気分が悪いですからね。万事うまくいって何もすることなかったとしても、それはそれでいいことですから。

まとめ

二次会は一つのプロジェクトだ、と言ってしまえば、まぁそうだよね、としか思えませんが、プライベートなイベントなのでなかなか仕事のようにちゃんとやろう、という意識を持つことができません。

ポイントは、早めに全体を取りまとめるリーダーだけを決めてしまって、最初にお願いしておくことだと思います。後は状況を見ながら幹事を増員していく流れにすると、全体を見ている人が一人いて、その他の人は自分の分担をきっちりやれる体制ができるような気がします。

幹事の心構えというよりは、新郎新婦が幹事をどう動かすかって話になってしまった上に、お前結婚したことないだろ、という元も子もない話になってしまいましたけれど、この辺でお開きにさせていただきます。

ご静聴ありがとうございました。

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